Privacyverklaring EduDisplay

1. Inleiding

EduDisplay respecteert de privacy van alle gebruikers van haar software en diensten. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Dit beleid is van toepassing op alle software, websites en diensten die worden aangeboden door EduDisplay.

1.1. Onze Privacy Principes

Bij EduDisplay baseren wij onze privacyverklaring op de volgende fundamentele principes:

• Transparantie - Wij bieden volledige openheid over de wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken, zodat u geïnformeerde keuzes kunt maken.
• Dataminimalisatie - Wij verzamelen uitsluitend gegevens die essentieel zijn voor het leveren van onze diensten, en niet meer dan dat.
• Geen commercieel gebruik aan derden - Uw persoonsgegevens worden nooit gedeeld met derden voor commerciële belangen zonder uw expliciete toestemming.
• Gegevensbescherming - Wij implementeren robuuste beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik.
• Gegevensbeperking - Uw gegevens blijven binnen onze organisatie, tenzij doorgifte noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk vereist is.
• Respect voor uw rechten - Wij erkennen en faciliteren uw wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Afhankelijk van welke diensten u gebruikt kunnen wij verschillende soorten gegevens verzamelen zoals hieronder beschreven.

2.1 Algemene contactgegevens

Bij het gebruik van onze website(s) of wanneer u contact met ons opneemt:

• Naam en contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
• IP-adres(sen) waarvandaan u onze website(s) bezoekt
• Overige informatie die u aan ons verstrekt per mail, chat of telefonisch

2.2 Wanneer u inlogt op de EduDisplay beheeromgeving

• Inloggegevens (gebruikersnamen, versleutelde wachtwoorden)
• Gegevens voor Multi-Factor Authentication (MFA), zoals e-mailadressen, telefoonnummers of apparaat-identifiers
• IP-adres(sen) waarvandaan u inlogt
• Loggegevens over toegang en gebruik van systemen voor beveiligingsdoeleinden

2.3 Gegevens opgeslagen in de EduDisplay beheeromgeving en client

In de EduDisplay-applicatie worden specifieke gegevens opgeslagen. Deze worden beschreven in de verwerkersovereenkomst wanneer u bij ons een dienst afsluit.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het functioneren van de applicatie. De toegang tot deze gegevens is beperkt tot:

• de geautoriseerde IT-beheerder(s) van de school
• geautoriseerde medewerkers van EduDisplay die betrokken zijn bij de ondersteuning en het onderhoud van de applicatie
• geautoriseerde medewerkers van leveranciers (bijvoorbeeld AENC) via wie de school EduDisplay heeft ingekocht, voor zover dat nodig is voor levering, installatie, ondersteuning of onderhoud

Alle in de applicatie en beheeromgeving opgeslagen gegevens worden beveiligd door middel van versleuteling en beveiligde verbindingen.

3. Doeleinden gegevensverwerking

De persoonsgegevens die door ons worden verzameld, worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Het inplannen van een afspraak
• Het aanmaken van een klantdossier
• Het geven van toegang tot de EduDisplay (web)applicatie
• Het ondersteunen bij het gebruik van de EduDisplay (web)applicatie
• Het factureren van de geleverde diensten en producten
• Het bijhouden van de door u aangegeven voorkeuren
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Het beveiligen van uw account met Multi-Factor Authentication (MFA)
• Het uitvoeren van overige, door u gevraagde, diensten

3.1. Wettelijke grondslagen voor verwerking

EduDisplay verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van overeenkomst - De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of uw organisatie.
• Gerechtvaardigd belang - Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van bepaalde gegevens, bijvoorbeeld om onze diensten te verbeteren of voor beveiliging.
• Wettelijke verplichting - In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verwerken.
• Toestemming - Waar nodig vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Voor elke verwerking geldt dat wij altijd afwegen of de belangen van EduDisplay opwegen tegen uw privacybelang. Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk en zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig.

4. Hoe wij uw gegevens beschermen

EduDisplay neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking. We hebben procedures ontwikkeld om de beveiliging van gegevens te waarborgen en regelmatig te evalueren.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleuteling van gevoelige gegevens
• Gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS)
• Toegangsbeperking tot alleen geautoriseerde medewerkers
• Multi-Factor Authentication (MFA) voor toegang tot beheeromgevingen
• Regelmatige beveiligingsaudits en updates
• Back-up procedures om gegevensverlies te voorkomen

5. Delen van gegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

• Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening
• Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn
• U hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven

Als de school EduDisplay via een geautoriseerde leverancier (bijvoorbeeld AENC) heeft ingekocht, kunnen geautoriseerde medewerkers van die leverancier toegang hebben tot gegevens die nodig zijn voor levering, installatie, ondersteuning of onderhoud.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Voor de beveiliging en prestaties van onze website maken wij gebruik van Cloudflare voor CDN- en DDoS-bescherming. Wij streven ernaar verkeer waar mogelijk via Europese locaties te laten lopen. Als Cloudflare gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat met passende waarborgen onder de AVG, waaronder de standaardcontractbepalingen (SCC’s) en de verwerkersafspraken van Cloudflare.

Voor botbescherming op de inlogpagina van de beheeromgeving kunnen wij Google reCAPTCHA gebruiken. Google kan daarbij als verwerker of (deels) als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke optreden volgens hun eigen voorwaarden.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. In grote lijnen hanteren wij de volgende termijnen:

• Contact- en supportberichten: zolang nodig om uw vraag of melding af te handelen, daarna maximaal 2 jaar tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor de dienstverlening of een geschil
• Account- en inloggegevens (beheeromgeving): gedurende de overeenkomst met de school of organisatie, en daarna zo kort als redelijkerwijs nodig voor afronding, beveiliging of wettelijke verplichtingen
• Beveiligings- en toegangslogs (waaronder IP-adressen): zo kort als nodig voor beveiliging en misbruikdetectie, doorgaans maximaal 12 maanden
• Facturatie- en administratieve gegevens: tot 7 jaar, voor zover wettelijk verplicht (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht)
• Gegevens in de EduDisplay-applicatie voor een school: volgens de bewaartermijnen in de verwerkersovereenkomst met die school

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd of geanonimiseerd.

7. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken
• Recht op correctie van onjuiste persoonsgegevens
• Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

EduDisplay maakt op haar website en beheeromgeving gebruik van noodzakelijke (functionele) cookies, bijvoorbeeld voor inloggen, beveiliging van formulieren en CDN-/DDoS-bescherming via Cloudflare. Zonder deze cookies is veilig gebruik van de site niet of niet goed mogelijk.

Op de inlogpagina kan Google reCAPTCHA actief zijn. Op sommige publieke pagina’s kan een YouTube-video pas na een klik worden geladen. EduDisplay plaatst geen trackingcookies voor advertenties of profilering.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Dit betekent dat er geen beslissingen over personen worden genomen zonder menselijke tussenkomst, bijvoorbeeld door een algoritme of computerprogramma.

10. Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd. Wij raden u aan om deze pagina regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

11. Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via:

EduDisplay
E-mail: [email protected]

12. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan helpen wij u graag verder. Mocht u er desondanks niet samen met ons uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.